.svg)
Contactgegevens registreren van al je gasten: hoe ga je dit doen?
- Wil jij direct actie ondernemen? Vraag dan jouw QR-registratieformulier hier aan -
De laatste persconferentie van premier Rutte en minister De Jonge (Volksgezondheid) betekent voor de horeca wederom de nodige consequenties. Omdat de coronacijfers stijgen en een tweede golf dreigt, treft het kabinet een aantal regionale, maar ook landelijke maatregelen. Als horecaondernemer is een van de landelijke maatregelen je ongetwijfeld niet ontgaan: het registreren van contactgegevens van al je gasten. Klinkt misschien als een kleine moeite, maar zo eenvoudig is het nog niet. Hoe je dit op kunt lossen, vertellen we je graag.
Registratieformulier in de horeca
Premier Rutte was duidelijk in de persconferentie: er is nog geen tweede golf, maar iedereen is verantwoordelijk corona tegen te gaan. Toch ging het niet zonder nieuwe restricties. Bovengenoemde is daarin voor de horeca de meest belangrijke. Wanneer jouw gasten voortaan jouw horecazaak (na verplicht reserveren) binnenkomen, moet je als eigenaar vanaf maandag 10 augustus 2020 om de contactgegevens vragen om deze te registreren. “Verplicht wordt het niet om gegevens achter te laten, het gebeurt op basis van vrijwilligheid, maar de eigenaar kan registratie wel als voorwaarde stellen. Het kabinet gaat ervan uit dat mensen zullen meewerken, om een nieuwe lockdown te voorkomen”. Het registreren zelf zou geen probleem zijn, maar de administratie hiervan kan lastig zijn.
Want, wanneer je iemand zijn contactgegevens registreert, moet je goed onthouden welke andere gasten hier precies ook waren. Welke datum en tijd waren zij bijvoorbeeld in je restaurant? En, misschien het lastigste: waar ga je al deze gegevens bewaren en eenvoudig terugvinden? Het is de laatste maanden voor de horeca lastig om aan alle voorwaarden te voldoen. Met deze nieuwe maatregel, wordt het er niet eenvoudiger, maar ook zeker niet leuker op.
Online registreren met een QR-registratieformulier
Om een hoop administratieve tijd en kosten tegen te gaan, is het aan te raden om een online oplossing hiervoor in te zetten. Dit scheelt tijd, kosten en een hoop energie die je graag op een andere manier in je gasten wilt steken. Pocketmenu staat altijd klaar voor de horeca en denkt ook op dit gebied met je mee.
Met de Pocketmenu QR-besteltool werd het al mogelijk om op een zo veilig mogelijke manier gasten te ontvangen. Om ook aan de nieuwe maatregelen te voldoen, hebben we naast QR-bestellen het ook mogelijk gemaakt om contactinformatie online op te vragen. Met het QR-registratieformulier scannen jouw gasten aan tafel de QR-code. Hiermee worden zij naar een (verborgen) pagina geleid waar de verplichte contactgegevens ingevuld kunnen worden:
- Voor- en achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres.
Waar nodig, breiden we dit formulier uiteraard eenvoudig uit. Door de contactgegevens van jouw gasten online te registreren, krijg je een beter overzicht van alle gegevens van jouw gasten. De data, tijden en gegevens staan nu op een overzichtelijke en veilige plek opgeslagen. Wanneer gasten achterhaald moeten worden vanwege een coronabesmetting, heb jij de nodige gegevens binnen korte tijd paraat. Om het extra gemakkelijk voor je te maken, download je eenvoudig een overzicht van jouw gasten van de afgelopen weken. Zo kun je filteren op dag én tijd en heb je de juiste gegevens snel bij de hand!
AVG-vriendelijk registreren
Uiteraard moet je ten alle tijden rekening houden met de AVG-wet. Hierom is het belangrijk dat duidelijk vermeld wordt wat het doel is van het verzamelen van de persoonsgegevens en hoe lang dit bewaard wordt. Uiteraard zullen je gasten hier begrip voor (moeten) tonen. Om je dit ook gemakkelijk te maken, vermelden wij dit duidelijk bij ieder contactformulier.
Pocketmenu denkt met je mee
De enige taak voor jou als ondernemer, is ervoor zorgen dat de QR-code beschikbaar is op iedere tafel. Verder verandert er voor jou (bijna) niets. Je kunt het online registratieformulier snel en eenvoudig bij ons laten ontwikkelen. Wil jij graag gebruik maken van het QR-registratieformulier? Laat het hieronder even weten. Wij helpen je en gaan snel voor je aan de slag!