Hoe ga je om met no-shows?

19 juni 2019

Iedere horecaondernemer maakt het vroeg of laat een keer mee: je zit helemaal vol en je hebt zojuist een gast zonder reservering teleurgesteld. Er is nog één tafel vrij, maar die is gereserveerd. Even later blijkt het een no-show te zijn. Balen! Hoe ga je hiermee om en hoe voorkom je no-shows?

Bevestig de reservering

Bevestig de reservering en stuur de gast een bericht via e-mail, sms of whatsapp. Je kunt dit nog eens herhalen op de dag van de reservering. Maak het de gast makkelijk en vraag hem om de reservering te annuleren als hij toch niet kan komen. Een voorbeeldzin: ‘Wilt u het aan ons laten weten als de reservering niet doorgaat? Dan kunnen we andere gasten blij maken met uw tafel. Annuleren kan via: e-mail/telefoon/Whatsapp/Facebook messenger/sms.’

Aanbetaling voor de reservering

Bij steeds meer restaurants vraagt men om een aanbetaling bij het maken van een reservering. In hotels gebeurt dit al jaren en ook voor een restaurant - zeker in de hogere prijsklasse - kan dit effectief zijn. Je verhoogt de drempel voor een no-show hiermee aanzienlijk. Let hier wel mee op dat de aanbetaling niet te hoog is. Dit kan namelijk leiden tot een te hoge drempel om een reservering te maken. En dat is natuurlijk zonde.

Wat doe je als een gast niet komt opdagen?

Zorg dat je bij de reservering altijd een telefoonnummer vraagt, zodat je de gast kunt bellen. Als hij te laat en niet bereikbaar is, telt hij als no-show. In dat geval kun je de tafel weer vrijgeven voor een ander gezelschap. Daarnaast kun je ervoor kiezen om de schade te verhalen op de no-show.

Schade verhalen bij no-show

Als je de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing hebt verklaard bij de reservering, kun je je hierop beroepen en de mogelijke schade verhalen op de gast. De hoogte van het bedrag dat je in rekening brengt, hangt af van de grootte van het gezelschap, het type restaurant dat je hebt en of de gast al dan niet heeft geannuleerd. Als je vaker met no-shows te maken hebt, is het aan te raden om hier een aantal richtlijnen voor op te stellen, zodat je dit niet steeds opnieuw hoeft te bedenken.
Je kunt de UVH in meerdere talen downloaden via de website van KHN.

Voorkom no-shows, communiceer met je gasten

De ideale situatie is natuurlijk dat je helemaal geen no-shows krijgt. Je kunt het aantal no-shows aanzienlijk verlagen en zelfs voorkomen door duidelijk te communiceren met je gasten. Maak een duidelijk formulier voor online reserveren, vermeld hierbij de voorwaarden en zorg dat je voldoende contactgegevens hebt van de gast. Bij een telefonische reservering geef je ook aan wat de annuleringsvoorwaarden zijn. Daarna stuur je een bevestiging naar de gast, waarin je de voorwaarden nogmaals benoemt. Met deze maatregelen gaat er minder energie naar de no-shows en kun je al jouw aandacht geven aan de gasten die wél komen genieten!

Slimme reserveringssystemen

Naastdat jij bovenstaande tips kunt gebruiken om zoveel mogelijk no-shows te voorkomen, denken online reserveringssystemen ook met je mee. Door slimme tools in te zetten, proberen reserveringssystemen als Formitable no-shows te voorkomen. Het doel van deze tools zijn het effectief en efficiënt inzetten van tafels, met als resultaat: optimale bezetting. 

Door van tevoren een bedrag en restitutieperiode in te stellen, weet zowel de gast als jij als restauranthouder waar je aan toe bent.

Wij helpen je graag met een gesmeerd online reserveringssysteem. Neem contact met ons op voor meer informatie.